No passar do tempo, tenho percebido a importância da
sistematização dos processos que realizamos no dia-a-dia, independentemente do
nosso ramo de atuação. Mas é dentro das empresas que isso se torna ainda mais
evidente, por conta da quantidade de pessoas envolvidas e das potenciais
diferenças de interpretação que cada uma pode dar às informações que determinam
como uma certa tarefa deve ser executada.
Para a gestão empresarial ser realizada com sucesso, é
necessário que tenhamos recursos à nossa disposição que sejam capazes de nos
ajudar a deixar tudo o mais claro possível.
Fazer com que os processos sejam
feitos dentro dos critérios de excelência para o negócio é uma das tarefas mais
importantes de qualquer gestor.
Isso requer planejamento, que inclui uma análise das
atividades. Entender uma empresa sob a lógica de processos costuma ser um
exercício bastante eficaz. Para cada conjunto de atividades, deverá responder
estes questionamentos:
Quais são as entradas?
Quais são as saídas esperadas?
O que
deve ser feito?
Que treinamentos uma pessoa precisa ter para realizar essas
atividades?
Que tipo de registro será mantido para demonstrar o que foi feito?
Quais os procedimentos que descrevem essas tarefas?
Quais os recursos que serão
necessários?
Como as atividades serão medidas?
Como melhorar?
Em que momentos,
e com quais informações, como poderemos melhorar?
Hoje em dia, manter um conjunto de normas, padrões, procedimentos
em uma empresa está muito longe de significar apenas regras definidas e que vão
ser observadas eternamente. A melhoria tem que estar presente. Obviamente,
também requer que se planeje, do contrário, o risco de cada um mudar os
processos ao seu bel prazer é imenso.
Um ponto muito importante quando pensamos nesse assunto é
refletir porque, às vezes, tendo desenhado nossas rotinas de trabalho, o
resultado final não é satisfatório. Já me deparei com a seguinte queixa de alguns
gestores:
“Mesmo tendo uma linha mestra, meus funcionários fazem as
coisas do jeito deles e a bagunça continua”.
Caso tenha se identificado com esse exemplo, gostaria que
respondesse a essa pergunta:
Como andam as suas estratégias de comunicação interna?
A divulgação de informações importantes para o bom trabalho
de sua equipe é essencial. Somente assim a aplicação das normas de trabalho
realmente acontece como o esperado.
Normalmente, os últimos meses do ano, os dois primeiros
meses do ano, e até o último mês do primeiro semestre do ano, são usados,
muitas vezes, para a definição dos planejamentos. Por isso, acredito que seja
um momento bem oportuno para VOCÊ procurar responder estas questões acima. Caso
tenhas dificuldade em trazer para o papel aquelas informações que só existem na
sua cabeça, ou na dos funcionários-chave, procure a ajuda de especialistas.
Apesar de botar medo em muita gente, as regras ou normas foram criadas para facilitar nosso trabalho, acredite e aposte nessa ideia.
